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. Der erste Schritt bei der Planung jedes Festival ist ein Zeitpunkt festgelegt - und bleiben Sie dabei. Frühlingsfeste kann tückisch sein , vor allem, wenn statt im Freien, da das Wetter kann unberechenbar sein . Egal, ob Sie mit einer Innen-oder Außen Festival sind , wenden Sie Kalender von anderen Veranstaltungen in Ihrer Nähe (Check-in Zeitungen und mit der Handelskammer) , Wetterberichte, und die Verfügbarkeit der Website, die Sie möchten. Wenn Sie sicher sind, dass der Zeitpunkt , das Datum und die Zeit, so dass Zimmer am Morgen und am Abend für das Setup und Aufräumarbeiten.
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Erstellen Sie einen detaillierten Plan für Ihren Messe Umriss . Darin sind die wichtigsten Bereiche der Standortwahl und Vorbereitung sind ; Marketing und Werbung; Patenschaften und Finanzierungsquellen ; Teilnehmer; Freiwilligen-Organisation ; Ausrüstung braucht ; und ein Plan für die Einrichtung , Durchführung und Aufräumarbeiten. Jeder Bereich Ihrer Gliederung sollte eine Liste von Dingen zu tun , einen Zeitplan für die Erfüllung und eine Spalte zeigt, wer für diese Aufgabe zuständig sein wird sind .
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Wählen und bereiten Sie Ihre Website . Dies geschieht unmittelbar nach Auswahl des Datums und der Uhrzeit. Wo wird Ihr Messe statt? Stellen Sie sicher, das Eigentum ist, indem Sie mit dem Eigentümer oder der Verwaltungsgesellschaft erhältlich. Reservieren Sie das Datum (wie auch am Tag vor und am Tag nach , um sicher zu sein ) mit dem Eigentümer oder Firma. Weiter stellen Sie sicher, alle erforderlichen Genehmigungen, Lizenzen oder zur Durchführung eines Festivals notwendig andere juristische Dokumente zu erhalten. Dies kann ABC Genehmigungen für den Verkauf von Alkohol , musikalische Darbietung erlaubt , Feuerwehr -Inspektor erlaubt, Lebensmittelkontrolleur zulässt, und andere. Sie können herausfinden, mehr über die örtliche Gemeinde, Stadt oder Landkreis Büros, oder Ihre örtliche Gesundheitsamt .
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Start Marketing-und Werbe mindestens sechs Monate vor dem Festival . Erkundigen Sie sich bei weiteren regionalen Publikationen zuerst, wie sie eher zu früheren Terminen haben . Dann stellen Sie sicher, Sie wissen, die Fristen für die lokalen Zeitungen , Radiostationen , Zeitschriften und Internet-Quellen . Online -Networking-Sites , wie " Facebook" und "MySpace ", kann von Vorteil und kostengünstige Marketing-Tools , und Ihre lokalen Handelskammer , Behörden sein und Nachbarschaftsvereine können gute Ressourcen für die , wo und wie lokal werben . Planen Sie, Ihren Anruf für Teilnehmer ( Musiker , Lieferanten oder anderen Personen bei der Präsentation auf der Messe beteiligt ) mindestens drei Monate vor der Zeit bekannt zu geben. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Marketing-Kampagne ist eine Set- in - Stein -Logo, einfach und leicht zu identifizieren , aber auch drei oder vier Zeilen von wichtigen Informationen , die sich auf alle Dokumente , die Sie erstellen verwendet werden kann. Platzieren Sie Ihr Logo auf Formulare, Postkarten, Flyer , Anzeigen , Banner , Waren und überall wo Sie Werbung für Ihre Veranstaltung sind .
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Finanzierung zu finden . Sponsoring und Finanzierungsquellen sollten innerhalb des ersten Monats der Planung geklärt werden. Wie viel Geld werden Sie für Ihren Messe müssen ? Betrachten Sie Marketing-und Werbekosten, einschließlich Druck; Kosten für Genehmigungen ; Kosten für die Anmietung der Ort; Ausrüstung Miete oder Kauf ; und der Kauf von Vorräten . Schätzen alles, was Sie benötigen, da es immer versteckte Kosten in einer Veranstaltung jeder Größe . Dann entscheiden Sie, ob Sie brauchen Sponsoren der Veranstaltung , die private Finanzierung oder Zuschüsse , diesen Betrag zu erhalten. Viele lokale Organisationen bieten geringe Zuschüsse für Veranstaltungsplaner und private Finanzierung von selbst oder jemand Sie wissen, ist immer eine Option. Wenn Sie glauben, Sie brauchen Sponsoren , entscheiden, wie Sie ihre Sponsoring (Logo Werbung , Waren und Banner) zurückzuzahlen und stellen Sie sicher , um sie von mindestens vier Monaten ab dem Datum des Ereignisses zu kontaktieren.
bringen Sie auf der spaßige Teil - Teilnehmer , Freiwillige , Ausrüstung und den großen Tag
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Formulare für die Teilnahme Lieferanten oder Musiker mit einem Textverarbeitungsprogrammoder Grafik-Design erstellen ! . Achten Sie darauf, für alle Fragen , ihre Kontaktinformationen , eine Probe oder eine Beschreibung ihrer Arbeit , eine klare Aussage über Anmeldegebühren und keine Versicherung oder einen Haftungsausschluss durch die Website erforderlich. Einige Ereignisse müssen von Veranstaltungsversicherung , die von örtlichen Vereinen gefunden werden kann abgedeckt werden. Beginnen Sie Werbung für die Teilnehmer früh, und haben eine festgesetzte Frist für ihre Anwendungen . Wissen, wie viele Anbieter oder ausübende Sie sicher unterbringen kann , und wie viel Sie brauchen, um zu laden , um einen Gewinn auf der Veranstaltung zu machen . Verfolgen Sie alle Anwendungen und Kontakt mit den Teilnehmern , wie Sie sie erhalten , mit Informationen über die Messe zu verfolgen. E-Mail- Listen arbeiten sehr gut für diese
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Organisieren und rekrutieren Freiwillige, die bei der Planung helfen und entführen die Messe - . Einrichten , Aufräumen und helfen , während der große Tag ist los . Freiwillige können auch verwendet werden , indem Sie Flyer, Internet und Mund-zu- Mund-Werbung zu tun , und das Kontaktieren Zeitungen und Zeitschriften mit Pressemitteilungen und Anfragen für Features auf den Markt und werben . Die Freiwilligen werden ein wesentlicher Bestandteil jeder Veranstaltung , so stellen Sie sicher, dass Sie alles, was Sie getan haben, können sie zu belohnen - vereinbaren Sie ein kostenloses Mittagessen , bieten ihnen ein T-Shirt oder andere Waren , oder geben Sie kostenlose Eintrittskarten , um sie für Freunde und Familie. Sie können die Freiwilligen durch lokale Anzeigen oder kontaktieren Universität und Hauptschulen, die oft führen Listen von freiwilligen opportunties für Studenten zu finden.
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Priorisieren Sie Ihre Ausrüstung und Vermietung Bedürfnisse . Ausrüstung kann ein Stolperstein für viele zukünftige Event-Planer sein . Veranstaltungen im Freien können Zelte, die , um nicht im Falle von schlechtem Wetter abgesagt mieten, aber die Veranstaltung zu verhindern teuer sind, und tragbare Stufen erfordern , was schwierig sein kann , vorbei zu kommen . Sie können Tische, Stühle, Standflächen , Mülltonnen , Müllcontainer , mobile Toiletten , elektrischen Zugang für Imbissstände oder andere Ausrüstung. Bezeichnen Sie jedes Element, das Sie benötigen , bevor Sie werben , und beginnen sofort die Anschaffung von Ausrüstung . Wenn Sie ein Budget zur Verfügung haben, können Sie wählen, um von einer Party Vermietung Quelle mieten die Ausrüstung - die meisten Regionen haben mindestens ein oder zwei Läden ihnen dienenden , die Sie finden können mit einem einfachen Internet-Suche . Sie können auch fragen, zu leihen oder mieten bei geringen Kosten aus der Kirche oder Studentengruppen , Nachbarschaftsverbände , Handelskammern , Universitäten und anderen lokalen Quellen . Stellen Sie sicher, dass Sie eine Crew von Freiwilligen, die abholen können und Rück Ausrüstung der Woche rund um Ihre Veranstaltung.
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Überprüfen Sie Ihre Listen und Pläne. Last-Minute- Kontrollen von allem sollte mindestens eine Woche im Voraus beginnen. Sie werden für die Herstellung sicher, dass jeder Sie delegiert Verantwortung an hat ihre Aufgaben abgeschlossen verantwortlich sein , und Sie werden benötigt, um für die Genehmigungen und Formalitäten notwendig, um sicherzustellen, dass die ganze Sache geht reibungslos über die Bühne zu versichern haben .
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Genießen und entspannen ein. Das Wichtigste, was Sie tun können, ist der große Tag zu genießen. Jede Veranstaltung ist verpflichtet, ein paar Fehler im Laufe des Tages zu sehen - aber es ist wichtig sich daran zu erinnern , dass man nicht alles perfekt machen . Denken Sie daran, in der Nacht zuvor gut schlafen, essen eine gute Mahlzeit oder zwei während der Veranstaltung , und ich danke allen, die dazu beigetragen, machen das Frühlingsfest perfekt gehen! Danken-Sie Karten für alle beteiligten Anbieter , Musiker , Inspektoren, permitters , Sponsoren, Finanzierungsquellen und Freiwillige sind eine gute Idee . Und wenn es vorbei ist, machen Sie sich bereit , um eine für den Sommer zu planen , Herbst oder Winter .