Besorgen Sie sich ihre Kontaktinformationen . Dies kann online über verschiedene Quellen wie öffentliche Aufzeichnungen, Social-Media-Plattformen oder durch gegenseitige Verbindungen gefunden werden.
Entscheiden Sie über den Zweck und Inhalt Ihrer Nachricht . Beschreiben Sie klar den Grund für Ihre Korrespondenz und stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht prägnant, relevant und respektvoll ist.
Wählen Sie einen geeigneten Kommunikationskanal . Bestimmen Sie, ob Sie einen Brief schreiben oder eine E-Mail senden möchten. Wenn Sie sich für den Versand eines physischen Briefes entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Postanschrift haben. Wenn Sie eine E-Mail senden, verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse und Betreffzeile.
Adressieren Sie Ihre Nachricht formell . Beginnen Sie den Brief oder die E-Mail mit einer formellen Anrede, z. B. „Sehr geehrter Herr Dr. Bishop“ oder „Sehr geehrter Professor Bishop“. Wenn Sie sich über ihren Titel oder ihre Ehrung nicht im Klaren sind, gehen Sie am besten auf Nummer sicher und verwenden Sie den höchsten akademischen oder beruflichen Titel, den Sie finden können.
Beschreiben Sie den Zweck Ihres Briefes oder Ihrer E-Mail klar und prägnant . Erklären Sie, warum Sie ihr schreiben und was Sie erreichen möchten. Seien Sie konkret und auf den Punkt gebracht und vermeiden Sie unnötige Details oder irrelevante Informationen.
Behalten Sie im gesamten Brief oder in der E-Mail einen professionellen Ton bei . Vermeiden Sie die Verwendung von informeller Sprache, Umgangssprache oder umgangssprachlichen Ausdrücken. Denken Sie daran, dass dies eine formelle Korrespondenz ist und Ihren Respekt gegenüber dem Empfänger widerspiegeln sollte.
Lesen Sie Ihre Nachricht vor dem Senden sorgfältig Korrektur . Stellen Sie sicher, dass keine Fehler in Grammatik, Rechtschreibung oder Zeichensetzung vorliegen. Es ist ratsam, Ihre Nachricht vor dem Absenden von einer anderen Person auf Richtigkeit und Klarheit überprüfen zu lassen.
Fügen Sie alle relevanten Anlagen bei . Wenn Sie zusätzliche Dokumente oder Anlagen beifügen, etwa einen Lebenslauf, ein Portfolio oder einen Forschungsvorschlag, geben Sie deutlich an, um welche Dokumente es sich handelt und warum Sie diese beifügen.
Seien Sie höflich und zeigen Sie Dankbarkeit . Danken Sie ihr für ihre Zeit und Rücksichtnahme und drücken Sie Ihre Wertschätzung für jede Hilfe oder Information aus, die sie bereitstellt.
Versenden Sie den Brief oder die E-Mail über den gewählten Kommunikationskanal . Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse oder Postanschrift haben, bevor Sie Ihre Nachricht senden. Bewahren Sie die Korrespondenz zu Referenzzwecken auf, beispielsweise eine Kopie der E-Mail oder einen Entwurf des Briefes.