Datum: [Veranstaltungsdatum]
Standort: [Reservierter Saal]
Ziel:Organisation und Durchführung eines erfolgreichen Dinner-Tanz-Konzerts, bei dem Spenden für lokale Wohltätigkeitsorganisationen gesammelt werden.
Umfang:Diese Umfangserklärung beschreibt die Hauptaspekte des Dinner-Dance-Konzerts, einschließlich der folgenden Schlüsselelemente:
1. Veranstaltungsort:
Vereinbaren und sichern Sie die Nutzung des reservierten Saals, der Platz für bis zu 60 Gäste (30 Paare) bietet.
Sorgen Sie für geeignete Sitzordnung, Dekoration und Beleuchtung, um eine einladende Atmosphäre für die Gäste zu schaffen.
2. Jazz-Combo:
Mieten Sie eine professionelle Jazz-Combo mit [Anzahl angeben] erfahrenen Musikern.
Arbeiten Sie mit den Musikern zusammen, um ein ansprechendes und abwechslungsreiches Musikrepertoire passend zur Veranstaltung zusammenzustellen.
Koordinieren Sie die Ton- und Lichteinstellungen, um ein optimales audiovisuelles Erlebnis zu gewährleisten.
3. Abendessenservice:
Organisieren Sie Catering-Dienste, um den Gästen während der Veranstaltung ein köstliches Abendmenü anzubieten.
Stellen Sie sicher, dass eine Vielfalt an Speisemöglichkeiten zur Verfügung steht, um Ihren Ernährungswünschen gerecht zu werden.
Koordinieren Sie das Servicepersonal, um einen effizienten Speisen- und Getränkeservice während der gesamten Veranstaltung sicherzustellen.
4. Fundraising:
Entwickeln und implementieren Sie Fundraising-Strategien, einschließlich Ticketverkauf, Sponsoring und stille Auktionen während der Veranstaltung.
Arbeiten Sie mit der Wohltätigkeitsorganisation zusammen, um Spendenziele festzulegen und die Erlöse angemessen zu verteilen.
5. Marketing und Werbung:
Erstellen Sie Werbematerialien wie Poster, digitale Einladungen und Social-Media-Beiträge, um die Veranstaltung effektiv bekannt zu machen.
Organisieren Sie eine PR-Kampagne, um Medienberichterstattung zu erreichen und das Bewusstsein für die Veranstaltung und ihren wohltätigen Zweck zu schärfen.
6. Veranstaltungsprogramm:
Planen Sie ein umfassendes Veranstaltungsprogramm, das die Dauer des Konzerts, das Abendessen und Spendenaktionen umfasst.
Weisen Sie jedem Abschnitt bestimmte Zeitfenster zu, um einen reibungslosen und angenehmen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.
7. Personal:
Stellen Sie Veranstaltungsmanagementpersonal, Freiwillige und Sicherheitspersonal bereit, um die reibungslose Durchführung der Veranstaltung sicherzustellen.
Weisen Sie jedem Mitarbeiter klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu, um eine effiziente Koordination während der gesamten Veranstaltung sicherzustellen.
8. Budgetverwaltung:
Erstellen Sie ein Budget und einen Finanzplan für die Veranstaltung, einschließlich der Ausgaben für Veranstaltungsortmiete, Jazz-Combo, Catering, Marketing und andere damit verbundene Kosten.
Überwachen und verwalten Sie das Budget effektiv, um sicherzustellen, dass die Ausgaben die zugewiesenen Mittel nicht überschreiten.
9. Compliance:
Besorgen Sie sich die erforderlichen Genehmigungen, Lizenzen und Versicherungsschutz für die Veranstaltung
Befolgen Sie alle lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Organisation und Durchführung der Veranstaltung.
10. Auswertung und Berichterstattung:
Führen Sie nach der Veranstaltung eine Bewertung durch, um den Erfolg und die Wirkung des Konzerts zu bewerten, einschließlich der Ergebnisse der Spendensammlung und des Feedbacks von Gästen und Sponsoren.
Erstellen Sie detaillierte Berichte und Finanzberichte für die Wohltätigkeitsorganisation, um Transparenz und Rechenschaftspflicht sicherzustellen.
11. Risikomanagement:
Identifizieren Sie potenzielle Risiken und entwickeln Sie Notfallpläne, um etwaige Herausforderungen, die während der Veranstaltung auftreten können, einschließlich Wetterbedingungen, technische Störungen oder unvorhergesehene Umstände, abzumildern.
12. Nachhaltigkeit: **
Beziehen Sie nachhaltige Praktiken in die Veranstaltungsplanung ein, z. B. die Verwendung umweltfreundlicher Materialien, die Minimierung von Abfall und die Spende von Essensresten an lokale Organisationen.
Ausschlüsse:Das Dinner-Tanz-Konzert deckt die folgenden Aspekte nicht ab:
1. Transport für Gäste.
2. Unterkunft Für Gäste aus der Stadt.
3. Geschenke oder Erinnerungsstücke für Gäste.
Annahmen:Die Umfangserklärung basiert auf den folgenden Annahmen:
1. Der reservierte Saal steht am Veranstaltungstermin zur Verfügung und ist zugänglich.
2. Die Jazz-Combo und die Caterer erbringen ihre Leistungen zu den vereinbarten Konditionen.
3. Spendenaktionen werden in Übereinstimmung mit den örtlichen Gesetzen und Vorschriften durchgeführt.
Genehmigungen:Diese Geltungsbereichserklärung erfordert die Genehmigung der folgenden Stakeholder:
1. Veranstalter.
2. Jazz-Combo.
3. Catering-Dienstleister.
4. Wohltätigkeitsorganisation.
5. Veranstaltungsortmanagement (falls zutreffend).
Leistungen:Die folgenden Leistungen werden im Rahmen der Veranstaltung erbracht:
1. Veranstaltungsprogramm.
2. Fundraising-Bericht.
3. Bewertungsbericht nach der Veranstaltung.
4. Finanzberichte.
Kommunikation:Während des gesamten Veranstaltungsplanungsprozesses wird eine regelmäßige Kommunikation mit allen Beteiligten aufrechterhalten, einschließlich Fortschrittsberichten, Aktualisierungen und Koordination.
Diese Leistungsbeschreibung dient als umfassender Leitfaden für die Organisation und Durchführung des Dinner-Dance-Konzerts für die örtliche Wohltätigkeitsorganisation. Durch die Befolgung dieses Dokuments wollen die Veranstalter eine erfolgreiche und wirkungsvolle Spendenaktion organisieren, die einen positiven Beitrag zur Gemeinschaft leistet.**